Корпоративные поездки за границу: Организация корпоративных поездок за границу

Организовав корпоративный тур за границу, вы можете расширить горизонты вашего бизнеса и такая поездка может стать основой вашего будущего профессионального успеха. Корпоративный туризм за рубежом считается наиболее эффективным и недорогим инструментом создания положительного корпоративного имиджа.

Ошибочно полагать, что организация корпоративного тура за границу — это несерьезное дело и нужно оно только для развлечения. Корпоративные туры за границу все чаще используются компаниями как эффективный инструмент для мотивации и поощрения сотрудников, а также для поиска новых постоянных партнеров компании. Возможности организации мероприятий в этом формате неограничены как географически, так и тематически.

Что нужно учесть при корпоративном туре за границу?

• Документы. На оформление загранпаспортов Вашим сотрудником потребуется время, а тем, у кого он есть, необходимо будет подтвердить срок его действия. Это индивидуально для каждой страны. Получение визы также потребует времени. Так что не откладывайте этот момент и предупредите коллектив заранее о корпоративном туре за границу. Заранее сделайте ксерокопии документов, чтобы вы не всегда использовали оригинал. Не будет лишним, заранее выписанные, телефоны посольства и консульства в стране проведения корпоратива.

• Аэропорт. Приезжайте пораньше, чтобы зарегистрироваться на рейс. Посадка обычно начинается за 30 минут до вылета. На этом этапе желательно покинуть duty-free. Собираясь в тур за границу, имейте в виду, что некоторые привычные вещи могут быть запрещены. Существуют правила провоза ручной клади, которые лучше заранее уточнить в авиакомпании. Не теряйте талоны на зарегистрированный багаж, они понадобятся в случае утери. Не записывайте на себя чужой багаж и не берите посылки от незнакомых людей, отвечать за них потом Вам.

• Изучите страну. Поделитесь важными моментами со всей командой перед поездкой. Не упускайте этот момент из виду, особенно если вы выбрали экзотическое место. Укажите важные запреты в стране, особенности общения, что принято, а что нет. Выучите несколько фраз на местном языке, и это непременно сыграет вам на руку.

• Наличные. Обменивайте достаточно денег заранее, желательно небольшими купюрами. Ими удобнее оплачивать небольшие покупки. Не храните все свои деньги в одном месте и не оставляйте деньги на кровати, когда уходите. Обратите внимание, что не все привычные платежные системы работают за границей. Для поездки за рубеж оптимально подойдет Visa Classic. Заранее позаботьтесь о телефоне справочной службы банка международного формата — это будет удобно в случае утери карты.

• Аптечка. Если вы принимаете лекарства на постоянной основе, обязательно возьмите их с собой. Помните, что в Европе, Америке и многих странах Ближнего Востока лекарства очень дороги, и большинство лекарств, даже самые простые, доступны только по рецепту. У вас также должна быть действующая медицинская страховка.

Предупредите об этих моментах коллектив, заранее, перед выездом на корпоративный отдых за границу, чтобы избежать ненужных проблем.

Как происходит организация корпоративных туров?

Независимо от того, куда вы выберете корпоративный тур 2021 – в Турцию, Грецию, Таиланд, Индию, Болгарию, Францию, США и другие страны – мы берем на себя множество организационных вопросов:

• поиск и бронирование удобных авиабилетов, железнодорожных билетов

• Доставка всех участников тура к месту проведения мероприятия, организация транспортного обслуживания любого класса, переезды по программе тура

• размещение в отелях различной категории с необходимой инфраструктурой

• Подбор оптимального места для проведения того или иного мероприятия

• Организация питания любого формата, кейтеринг, гала-ужины, пляжные вечеринки, церемонии награждения и др.

• Аренда необходимого оборудования и любое техническое обеспечение для проведения семинаров, тренингов и других мероприятий

• Квесты, игры, корпоративные праздники, мастер-классы, семинары-тренинг, конференции и другие корпоративные программы

• Экскурсионные маршруты, поездки к достопримечательностям, походы в горы, — Обязательное страхование; подбор гидов, переводчиков, сопровождение по маршруту

• визовая поддержка (по необходимости), оформление страховок, медицинского обслуживания

• Консультации и информационная поддержка в любое время

Заказать корпоративные туры можно практически куда угодно. Поэтому стоимость путешествия определяется в каждом случае индивидуально. Для корпоративов нет пакетной цены.

Звоните по телефону 8 (831) 420-50-32 либо приходите в наш офис по адресу город Нижний Новгород, улица Грузинская, дом 30, и мы приступим к реализации Ваших идей по корпоративному выезду за границу.

Корпоративные выезды за границу

Все больше предприятий в Москве используют в своей практике корпоративные выезды сотрудников за рубеж для проведения отдыха, праздников, различных мероприятий. Предлагаем заказать в нашей компании организацию туров выходного дня и путешествий на более длительный период в другие страны.

Значимость корпоративных поездок для сотрудников

Наряду с командировками делового характера, руководители компаний выделяют средства из бюджета и включают в свой арсенал корпоративные поездки за границу для сотрудников всех категорий. Они носят различный характер и преследуют определенные цели:

• совместный отдых за рубежом – замечательный способ поощрить коллектив за отличные итоги квартала, года или мотивировать отдельных сотрудников за выдающиеся достижения;
• создать из разобщенных коллег сплоченную команду помогут приятные воспоминания о совместном отдыхе;
• возможность топ-менеджерам лучше узнать своих работников в обстановке лишенной официальности, открыть новые каналы для взаимопонимания и коммуникации, поможет в дальнейшем более эффективно управлять коллективом.

Плюсов у выездных корпоративов много, при условии грамотной организации поездки. Если вы решили подготовить зарубежную поездку для сотрудников, обратитесь к профессионалам.

Преимущества заказа услуги в нашей компании

Корпоративные выезды сопряжены с решением множества организационных задач. Только тщательная подготовка мероприятия принесет ожидаемый результат, оставит хорошие воспоминания, даст коллегам по-настоящему расслабиться на отдыхе, лучше узнать друг друга.

Наши менеджеры работают персонально с каждым клиентом, выясняют запросы, согласовывают большое количество вопросов, добиваются, чтобы путешествие прошло успешно:

• прорабатывают концепцию мероприятия;
• заказывают билеты в обе стороны на нужное время;
• бронируют отели, организовывают питание;
• заботятся об экскурсионном сопровождении;
• помогают в проведении квестов, других мероприятий.

Заказывайте у нас корпоративные выезды за границу для большого коллектива работников и небольшой группы особо отличившихся специалистов. Мы выполним любую поставленную задачу: организуем отдых на берегу теплого побережья, горнолыжном курорте, в исторических центрах.

Корпоративные туры

Политика конфиденциальности

Мы стремимся уважать информацию личного характера, касающуюся посетителей нашего сайта. В настоящей Политике конфиденциальности разъясняются некоторые из мер, которые мы предпринимаем для защиты Вашей частной жизни.Конфиденциальность информации личного характера»Информация личного характера» обозначает любую информацию, которая может быть использована для идентификации личности, например, фамилия или адрес электронной почты.Использование информации частного характера. Информация личного характера, полученная через наш сайт, используется нами, среди прочего, для целей регистрирования пользователей, для поддержки работы и совершенствования нашего сайта, отслеживания политики и статистики пользования сайтом, а также в целях, разрешенных Вами.

Раскрытие информации частного характера.

Мы нанимаем другие компании или связаны с компаниями, которые по нашему поручению предоставляют услуги, такие как обработка и доставка информации, размещение информации на данном сайте, доставка содержания и услуг, предоставляемых настоящим сайтом, выполнение статистического анализа. Чтобы эти компании могли предоставлять эти услуги, мы можем сообщать им информацию личного характера, однако им будет разрешено получать только ту информацию личного характера, которая необходима им для предоставления услуг. Они обязаны соблюдать конфиденциальность этой информации, и им запрещено использовать ее в иных целях. Мы можем использовать или раскрывать Ваши личные данные и по иным причинам, в том числе, если мы считаем, что это необходимо в целях выполнения требований закона или решений суда, для защиты наших прав или собственности, защиты личной безопасности пользователей нашего сайта или представителей широкой общественности, в целях расследования или принятия мер в отношении незаконной или предполагаемой незаконной деятельности, в связи с корпоративными сделками, такими как разукрупнение, слияние, консолидация, продажа активов или в маловероятном случае банкротства, или в иных целях в соответствии с Вашим согласием. Мы не будем продавать, предоставлять на правах аренды или лизинга наши списки пользователей с адресами электронной почты третьим сторонам.

Доступ к информации личного характера

Если после предоставления информации на данный сайт, Вы решите, что Вы не хотите, чтобы Ваша Персональная информация использовалась в каких-либо целях, Вы можете исключить себя из списка, связавшись с нами по следующему адресу:arteparts.ru Мы можем собирать информацию неличного характера о Вашем посещении сайта, в том числе просматриваемые вами страницы, выбираемые вами ссылки, а также другие действия в связи с Вашим использованием нашего сайта. Кроме того, мы можем собирать определенную стандартную информацию, которую Ваш браузер направляет на любой посещаемый вами сайт, такую как Ваш IP-адрес, тип браузера и язык, время, проведенное на сайте, и адрес соответствующего веб-сайта.

Использование закладок (cookies)

Файл cookie — это небольшой текстовый файл, размещаемый на Вашем твердом диске нашим сервером. Cookies содержат информацию, которая позже может быть нами прочитана. Никакие данные, собранные нами таким путем, не могут быть использованы для идентификации посетителя сайта. Не могут cookies использоваться и для запуска программ или для заражения Вашего компьютера вирусами. Мы используем cookies в целях контроля использования нашего сайта, сбора информации неличного характера о наших пользователях, сохранения Ваших предпочтений и другой информации на Вашем компьютере с тем, чтобы сэкономить Ваше время за счет снятия необходимости многократно вводить одну и ту же информацию, а также в целях отображения Вашего персонализированного содержания в ходе Ваших последующих посещений нашего сайта. Эта информация также используется для статистических исследований, направленных на корректировку содержания в соответствии с предпочтениями пользователей.

Агрегированная информация

Мы можем объединять в неидентифицируемом формате предоставляемую вами личную информацию и личную информацию, предоставляемую другими пользователями, создавая таким образом агрегированные данные. Мы планируем анализировать данные агрегированного характера в основном в целях отслеживания групповых тенденций. Мы не увязываем агрегированные данные о пользователях с информацией личного характера, поэтому агрегированные данные не могут использоваться для установления связи с вами или Вашей идентификации. Вместо фактических имен в процессе создания агрегированных данных и анализа мы будем использовать имена пользователей. В статистических целях и в целях отслеживания групповых тенденций анонимные агрегированные данные могут предоставляться другим компаниям, с которыми мы взаимодействуем.

Изменения, вносимые в настоящее Заявление о конфиденциальности

Мы сохраняeм за собой право время от времени вносить изменения или дополнения в настоящую Политику конфиденциальности — частично или полностью. Мы призываем Вас периодически перечитывать нашу Политику конфиденциальности с тем, чтобы быть информированными относительно того, как мы защищаем Вашу личную информацию. С последним вариантом Политики конфиденциальности можно ознакомиться путем нажатия на гипертекстовую ссылку «Политика конфиденциальности», находящуюся в нижней части домашней страницы данного сайта. Во многих случаях, при внесении изменений в Политику конфиденциальности, мы также изменяем и дату, проставленную в начале текста Политики конфиденциальности, однако других уведомлений об изменениях мы можем вам не направлять. Однако, если речь идет о существенных изменениях, мы уведомим Вас, либо разместив предварительное заметное объявление о таких изменениях, либо непосредственно направив вам уведомление по электронной почте. Продолжение использования вами данного сайта и выход на него означает Ваше согласие с такими изменениями.

Заграничные командировки

Важность посещения зарубежного рынка

Посетите зарубежные рынки, прежде чем заключить экспортную сделку. Многие зарубежные рынки сильно отличаются от рынка США. Узнайте о культурных особенностях, которые могут повлиять на дизайн, упаковку или рекламу вашего продукта в другой стране.

Кроме того, поездки за границу также могут привлечь новых клиентов. Ваши деловые партнеры или клиенты могут также предпочесть вести дела в первую очередь лично.

Как подготовиться к зарубежной поездке

Подготовьтесь, выполнив требования к поездке, узнав о деловой культуре и спланировав маршрут, который будет соответствовать вашим бизнес-целям.

The Country Commercial Guide (CCG) — отличный ресурс для понимания деловой среды в другой стране. CCG существуют более чем для 120 стран, и в каждой есть глава, посвященная деловым обычаям и путешествиям.

советов по безопасности корпоративных поездок | CWT

Здоровье и безопасность ваших сотрудников имеют первостепенное значение во время поездок, особенно за границу.Хотя командировка в большинстве случаев может пройти без сучка и задоринки, иногда что-то может случиться, и когда это произойдет, вам понадобятся надежные корпоративные процедуры безопасности и защиты на месте, чтобы справиться с этим. От вопросов, касающихся личного здоровья и безопасности, до понимания того, как перемещаться и взаимодействовать с местными жителями, менеджер по путешествиям должен убедиться, что у его сотрудников есть все необходимое, чтобы оставаться в безопасности и благополучно за границей.

Имея это в виду, читайте дальше и обязательно получите все необходимые советы, чтобы обезопасить своих деловых путешественников в дороге.

Оценка рисков и исследование места назначения

Если ваши сотрудники часто путешествуют в разные части мира, вот некоторые из ключевых сценариев, к которым вам следует подготовиться:

• Культурные недоразумения. Убедитесь, что ваши путешественники
  знакомы с местными обычаями, чтобы не допустить оплошности . Для них также будет хорошей идеей прочитать о культурном и деловом этикете и выучить несколько разговорных фраз, чтобы их поездка прошла максимально гладко.
• Неблагоприятная погода. Такие события, как наводнения, землетрясения и ураганы, в определенных частях мира встречаются чаще, чем вы думаете. Убедитесь, что ваши путешественники готовы к этому, оставаясь в курсе и сообщая им о погодных предупреждениях с помощью приложений и инструментов, таких как CWT Safety and Security.
• Гражданские беспорядки. Политическая нестабильность может повлиять на планы поездок и подвергнуть путешественников опасности. Терроризм — это дополнительный риск, который также может привести к серьезным нарушениям.Лучший способ обеспечить безопасность корпоративных путешественников — это следовать последним советам по путешествиям с CWT Safety and Security для страны, которую посещают ваши путешественники.
• Непредсказуемое местное законодательство. В некоторых странах не одобряются такие действия, как употребление алкоголя и курение. В других случаях они даже могут быть незаконными. Помните, что ваши путешественники представляют ваш бизнес во время поездки, поэтому, чтобы избежать затруднений или того хуже, изучите местные законы, прежде чем ваши путешественники рискнут их случайно нарушить.
• Отсутствие медицинского обеспечения. Путешествие может подвергнуть людей ряду потенциальных заболеваний и травм. Подарите себе душевное спокойствие, сотрудничая со специалистами по корпоративным путешествиям CWT, которая работает с International SOS — крупнейшей в мире фирмой по медицинской и туристической безопасности.

Если ваши деловые путешественники перемещаются между странами, им потребуется доступ к основной информации на каждом этапе поездки.Обеспечьте безопасность корпоративных путешественников, убедившись, что ваших сотрудников:

• Имейте необходимые проездные документы. Вашим делегатам необходимо будет доказать свое право на въезд в другие страны, если они путешествуют за границу. Обязательно потребуются паспорт, проездные билеты, а иногда и виза. CWT сотрудничает с компанией CIBT, предоставляющей визовые услуги, чтобы помочь с иногда трудной задачей по получению визы для международных поездок, делая весь процесс более эффективным, а значит, меньше стресса для путешественника. Рекомендуется хранить все необходимые документы, включая страховку, подтверждение отелей и информацию об аренде автомобиля, в одном надежном месте, чтобы они не пропали без вести.
• Упаковать правильно. Помимо важных проездных документов, у ваших деловых путешественников есть много других вещей, которые необходимо взять с собой в поездку. От зарядных устройств для ноутбуков и адаптеров до мятных конфет, они могут не осознавать, что они необходимы, пока не станет слишком поздно, поэтому убедитесь, что они следуют контрольному списку упаковки.
• Знайте, куда им нужно идти. Очень важно, чтобы у ваших путешественников была вся информация, необходимая для того, чтобы добраться до места назначения. Путешественники могут подвергнуть себя опасности и потратить драгоценное время, заблудившись в незнакомой стране, поэтому дайте им путеводитель, который им необходимо знать. Рассмотрите возможность предварительного бронирования такси из аэропорта в отель в непредсказуемых направлениях.
• Знают местные обычаи. Знание местного этикета поможет вам не показаться грубым. Обязательно ознакомьте делегатов с важными культурными различиями.
• Имейте ключевую контактную информацию. Ваши путешественники должны знать, как связаться с International SOS, местными службами экстренной помощи и всеми сотрудниками вашей организации, которые могут помочь в случае сбоя или других проблем.

Если ваши сотрудники не чувствуют себя здоровыми в дороге, они вряд ли проявят себя наилучшим образом на деловых встречах или выполнят качественную работу. Хотя проблемы со здоровьем зачастую невозможно предсказать, можно заранее спланировать, как с ними справиться.Во время путешествия следует учитывать ряд факторов, связанных со здоровьем, в том числе:

• Доступность здравоохранения. Убедитесь, что ваши путешественники знают, где они могут получить медицинскую помощь до того, как она им понадобится. International SOS предоставляет медицинскую, клиническую помощь и помощь по обеспечению безопасности по всему миру и может посоветовать лучший курс действий при любых проблемах со здоровьем, 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.
• Безопасность пищевых продуктов и воды. Попробовать местную кухню — перспектива, которая не оставит равнодушным многих путешественников.Однако в некоторых частях мира могут быть не такие стандарты гигиены, как дома. Путешественникам следует избегать уличной еды, особенно таких блюд, как салаты, которые могли быть неправильно обработаны, вымыты или приготовлены. Точно так же путешественникам не следует рисковать с водой из-под крана и вместо этого пить воду в бутылках.
• Угрозы здоровью и болезни. Расстройства желудка, высотная болезнь и тепловое воздействие являются одними из наиболее распространенных проблем со здоровьем при поездках за границу. Важно убедиться, что вы принимаете правильные лекарства, отпускаемые без рецепта, поэтому заранее изучите их.

Также важно, чтобы ваши путешественники прошли все необходимые для страны курсы вакцинации перед поездкой и имели комплексную туристическую страховку, которая включает в себя экстренную медицинскую репатриацию.

Ваши путешественники, скорее всего, будут использовать в деловой поездке различные виды наземного транспорта. Чем больше способов передвижения они выберут, тем больше будет рисков. Убедитесь, что ваши сотрудники следуют этим советам по безопасности корпоративных путешественников, когда:

• Вождение. Путешествие на машине часто является самым простым и быстрым способом добраться из пункта А в пункт Б, поэтому, если вашим путешественникам разрешено ездить в другой стране, стоит рассмотреть этот вариант. Путешественники должны будут всегда иметь при себе водительские права и бронировать автомобили в известных фирмах по аренде автомобилей. В некоторых направлениях также могут быть очень разные правила вождения — например, автомобилисты могут ездить по противоположной стороне дороги. Маршруты также могут быть перегружены, что затрудняет навигацию для водителей, особенно если они устали от путешествий, поэтому такси здесь может быть более безопасным вариантом.
• Такси. Если вашим путешественникам нужно такси, убедитесь, что они используют только зарегистрированное такси с хорошей репутацией. Если возможно, всегда бронируйте заранее, а не принимайте его на улице.
• Общественный транспорт. Уровни безопасности пункта назначения сильно различаются между городами и даже районами внутри городов в определенное время суток. Чтобы обеспечить безопасность корпоративных путешественников, изучите варианты общественного транспорта, через которые они будут проезжать, или рекомендуются ли им автомобиль с водителем.

Иногда ваши путешественники могут быть настолько заняты своими встречами или конференциями, что могут пренебречь изучением уровней преступности, стандартов безопасности и районов, которых следует избегать в пункте назначения. Обязательно ознакомьте их с этими ключевыми областями:

• История страны. С какими бы внутренними проблемами ни сталкивалась страна, обязательно информируйте своих путешественников об этом. Таким образом они смогут сохранять бдительность и по возможности избегать зон беспорядков.
• Преступность и закон. Некоторые направления могут быть известны высоким уровнем преступности определенного типа — например, карманные кражи. Узнайте о наиболее распространенных преступлениях в этом районе, и вы сможете принять меры для защиты от них, независимо от того, нужна ли вашим путешественникам охрана или просто безопасное место для хранения ценностей.
• Обучение безопасности. Обеспечьте безопасность персонала с помощью обучения по предотвращению рисков или обучения другим специальным мерам личной безопасности.

В CWT круглосуточно и без выходных мы готовы отреагировать на любые риски, с которыми сталкиваются ваши сотрудники во время командировок. У нас есть представители во всех регионах мира, готовые помочь в экстренных ситуациях. Сотрудничая с International SOS, крупнейшей в мире фирмой по оказанию медицинских и туристических услуг по обеспечению безопасности, мы всегда поможем вам обезопасить ваших путешественников в дороге. Узнайте больше о наших программах обслуживания деловых путешественников

Другие публикации

Важность безопасности командировок для сотрудников, выезжающих за границу

Не прошло и месяца в 2020 году, и кажется, что мир становится более опасным местом, чем когда-либо прежде.

Недавние чрезвычайные ситуации, такие как неконтролируемые лесные пожары в Австралии, усиление напряженности на Ближнем Востоке между США и Ираном и нынешняя вспышка коронавируса, могут сделать путешествие для обычного человека нервным и потенциально опасным.

Тем не менее, с распространением глобализации и торговых соглашений между странами, предприятиям обычно приходится отправлять сотрудников в международные пункты назначения, чтобы способствовать коммерческому предпринимательству и искать новые предприятия. Будь то посещение зарубежного производственного предприятия или встреча с новым клиентом за границей, деловые поездки по всему миру находятся на рекордно высоком уровне. В настоящее время деловые поездки составляют примерно 14 процентов всех международных поездок.

Некоторые страны, которые посещают бизнес-путешественники, подвержены высокому риску с точки зрения безопасности. Это означает, что организациям важно иметь надлежащие планы действий на случай непредвиденных обстоятельств на случай, если сотрудники станут подвержены опасностям и угрозам в другой стране и им потребуется поддержка работодателя для безопасного возвращения домой.

Опасности и угрозы

В области управления чрезвычайными ситуациями определены три категории опасностей, которые представляют угрозу для людей. Стихийные бедствия включают в себя неизбежные стихийные бедствия, такие как землетрясения, наводнения и лесные пожары. Технологические опасности — это аварии или отказ систем инфраструктуры, которые могут привести к таким событиям, как сход поезда с рельсов, выброс ядерной радиации или отключение электроэнергии. Угрозы антропогенного происхождения — это умышленные действия, такие как военные действия, терроризм и гражданские беспорядки.

Все эти опасности и угрозы могут причинить вред или нарушить работу путешествующих сотрудников, у которых может не быть ресурсов или знаний о том, как эффективно реагировать на такие ситуации.

Например, путешественник, который не был должным образом проинформирован о местных рисках, может быть более уязвим к похищению, остановившись в непроверенной гостинице или поймав такси не в том районе города.Серьезный сбой в работе авиакомпании может привести к тому, что путешественник окажется в затруднительном положении, не имея возможности немедленно покинуть другую страну, и, следовательно, подвергнется дальнейшим рискам.

В любом случае организация сотрудника должна иметь конкретные планы действий в чрезвычайных ситуациях, а также систему управления кризисными ситуациями, чтобы справиться с этими растущими рисками, связанными с международными поездками.

Обязанность по уходу

В общем праве четко установлено, что работодатели обязаны проявлять заботу о своих сотрудниках с точки зрения обеспечения их безопасности и защищенности, когда они занимаются связанной с бизнесом деятельностью.Эта обязанность проявлять осторожность распространяется за пределы международных границ, когда сотрудники должны путешествовать по работе.

Один прецедент, связанный с обязанностью проявлять заботу, произошел в Австралии, когда сотрудник приехал в Папуа-Новую Гвинею, чтобы навестить клиента, и во время деловой поездки на него напал вор. Австралийский суд постановил, что работодатель небрежно выполнил свои обязанности по обеспечению осторожности, не предоставив работнику необходимую подготовку по вопросам безопасности в отношении местных условий преступности и того, как соответственно снизить такие риски.

Организации могут снизить степень ответственности и повысить свои требования к выполнению служебных обязанностей, внедрив надежную программу безопасности поездок с надлежащим контролем утверждения и постоянным мониторингом международных условий.

Некоторые из лучших практик программы корпоративной безопасности путешествий включают:

1) Программа безопасности поездок, одобренная исполнительным руководством;

2) Создание специальной должности, ответственной за безопасность поездок;

3) Разработка, информирование и регулярное обновление политики безопасности путешествий; и

4) Внедрение программы управления командировками для отслеживания сотрудников и мониторинга глобальной ситуации в режиме реального времени.

В настоящее время есть компании, предлагающие услуги, которые могут отслеживать передвижения сотрудников в зонах повышенного риска, а также предоставлять приложения на смартфонах, с помощью которых сотрудник может сигнализировать, если он находится в бедственном положении и нуждается в немедленной помощи.

Смерть по естественным причинам за границей

В некоторых случаях сотрудник может умереть, находясь за границей по естественным причинам.

Опять же, организации должны иметь планы по репатриации тела и оказанию поддержки семье работника. В зависимости от юрисдикции, в которой умер человек, а также от их собственных религиозных требований к захоронению, это может оказаться материальным кошмаром для организации, если заранее не были приняты надлежащие меры на случай непредвиденных обстоятельств.

Очевидно, что в связи с изменением климата и нестабильной геополитической обстановкой сотрудники, путешествующие по работе, подвергаются большему, чем когда-либо, риску. Канадский департамент по международным делам издает рекомендации по международным поездкам, которые должны служить ориентиром для канадских работодателей, отправляющих сотрудников за границу.

Реалии сегодняшней операционной среды требуют от любого бизнеса процедур управления рисками безопасности для защиты своих сотрудников с помощью надежной программы безопасности путешествий.

Консультации по деловым поездкам во время Covid-19 и изоляций

Этот ресурсный центр готов ответить на ваши вопросы о состоянии деловых поездок во время распространения коронавируса и вызываемого им заболевания, COVID-19.

Записка нашего генерального директора

«Я считаю, что все компании должны делать все возможное, чтобы сгладить кривую.Люди, которые путешествуют, или люди, которые прямо сейчас не меняют свой распорядок, действуют безответственно не для себя, а для своих пожилых членов семьи или соседей. Безопасность прежде всего, путешествуйте только в случае крайней необходимости »

Основатель и генеральный директор TravelPerk Ави Меир

Поскольку в 2020 году коронавирус распространился почти на все густонаселенные регионы мира, вступили в силу десятки запретов на поездки, и страны закрыли свои границы для неграждан. В некогда шумных городах по всему миру людям даже не разрешали выходить на улицу по несущественным причинам.Туристическая индустрия практически остановилась.

Сегодня мы путешествуем по миру COVID и пост-COVID. У предприятий другая обязанность заботиться о своих разъездных сотрудниках, чем раньше. В этой серии статей мы расскажем обо всем, что нужно знать туристическим менеджерам, опытным бизнес-путешественникам и руководителям о корпоративных поездках в мире после COVID.

Как мне управлять деловыми поездками во время COVID-19?

Если вы отвечаете за управление деловыми поездками в своей компании, ваши задачи и обязанности кардинально изменились по сравнению с прошлым годом.Вы будете иметь дело с отзывами и запросами на возврат больше, чем когда-либо прежде. Планы поездок и способы их бронирования и управления меняются в соответствии с нашей новой реальностью.

В целом, это те задачи, о которых вам нужно позаботиться во времена Коронавируса.

• Просмотрите все предстоящие командировки компании и проведите оценку рисков (подробнее об этом ниже). Поймите разницу между необходимыми и второстепенными поездками и примените эти критерии.
• Отменить все предстоящие поездки, не прошедшие оценку риска
• Работайте со своей компанией по управлению поездками или напрямую с поставщиками, чтобы получить возмещение или кредиты
• Следите за кредитами поставщика для использования в будущем, включая даты истечения срока действия и ограничения на перевод
• Создайте новые правила для деловых путешественников, совершающих допустимые поездки в течение этого времени.
• Подумайте, как вы можете помочь корпоративным путешественникам выполнять цели своих поездок и деловых встреч удаленно.
• Отслеживайте уровни пандемии дома и в местах, куда вы часто путешествуете по делам.Соблюдайте все правила по охране здоровья и безопасности, а также ограничения на поездки.

В зависимости от того, являетесь ли вы штатным менеджером по командировкам, офис-менеджером, менеджером группы или отдела, вы, возможно, не справитесь со всем этим самостоятельно. Однако это вещи, которые необходимо решить внутри вашей компании.

Стоит ли отменять все командировки?

Не все регионы мира затронуты в равной степени. Однако никто не знает, какой город или страна могут пострадать сильнее всего, и ситуация меняется с каждым часом.

Чтобы решить, отменять поездку или нет, вам следует использовать следующие критерии:

• Международные правила путешествий
• Национальные ограничения в отношении здоровья и безопасности
• Как себя чувствует путешествующий член команды
• Важна ли поездка

Получите дополнительную информацию об отмене деловых поездок из-за коронавируса и советы по возврату денег и продавцу кредиты.

Как мне управлять рисками для деловых поездок?

Важно использовать аналитический подход к планированию деловых поездок во время COVID-19.Но, конечно, на первом месте стоит собственное мнение сотрудника о риске.

Если командировка разрешена руководящими органами, выполните быстрый анализ рисков, включая такие факторы, как пункт назначения, здоровье сотрудника, продолжительность поездки, вероятность распространения населения в течение всей поездки и плотность населения. пункт назначения поездки.

В целом, оценка риска взвешивает вероятность и влияние. Насколько вероятно, что что-то произойдет? Каковы будут последствия, если это произойдет? Очень важно включить это в свою корпоративную политику в отношении командировок, поскольку ваша компания возобновляет поездки в новом обычном режиме.

См. Нашу статью об отмене поездок из-за коронавируса для получения дополнительной информации.

См. Нашу статью об отмене поездок из-за коронавируса для получения дополнительной информации.

Получить консультацию по путешествиям от страны к стране

Мы собрали основные источники информации, рекомендаций и ограничений из отдельных стран. Найдите ссылки на правительственные ресурсы ниже, чтобы получить самые безопасные советы по деловым поездкам.

Советы по путешествиям в Северную Америку

Советы по путешествиям в Европу

Советы по путешествиям в Азию

Рекомендации для путешествий в другие страны

Конечно, это не исчерпывающий список всех стран мира.Чтобы узнать о правилах путешествия и ограничениях, обратитесь в иностранный офис своей страны или страны назначения.

Если мне нужно поехать в командировку, как я могу защитить себя?

Из-за крайности этой глобальной пандемии и требований многих стран большинство деловых поездок было отменено в 2020 году. Однако глобальное развертывание вакцинации означает, что деловые поездки начинают восстанавливаться, поскольку страны снова начинают открываться. При этом важно соблюдать следующие правила, чтобы обеспечить безопасное путешествие в это время:

• Часто мойте руки после выхода из дома и перед едой.Тщательно мойте руки не менее 20 секунд.
• Не выходите на улицу, если у вас симптомы гриппа.
• Носите маску для лица в сильно пострадавших районах, чтобы защитить окружающих и проявить солидарность с местным сообществом. Соблюдайте все местные законы, касающиеся здоровья и безопасности COVID-19.
• Практикуйте социальное дистанцирование, когда не занимаетесь критически важной деловой деятельностью.
• Во время критически важных деловых операций держитесь на расстоянии шести футов (2 метров) от других.
• Заботьтесь о своем здоровье, уделяя приоритетное внимание сну и здоровому питанию.
• Всегда носите маску или маску для лица во время путешествий, даже при длительных перелетах. Возьмите с собой запасную маску в ручной клади. Это требование для авиаперелетов многих авиакомпаний по всему миру.
• Делайте все возможное, чтобы платить дебетовой или кредитной картой, а не иметь дело с наличными. Таким образом вы минимизируете взаимодействие с физической валютой, которое могло бы вступить в контакт со многими людьми.

Какие мероприятия и конференции были отменены?

Если ваша командировка связана с конференцией, то она определенно считается несущественной, и вам не рекомендуется ехать, даже если мероприятие не было отменено.

Большинство профессиональных мероприятий в Европе, Северной Америке и Латинской Америке уже отменены из-за коронавируса. Конференции, которые слишком долго отменялись, подвергались критике, и в конечном итоге на них оказывали давление. Так что, даже если ваше предстоящее мероприятие еще не было отменено, весной или в начале лета, велика вероятность, что оно может быть отменено. Некоторые события повторяются в течение 2021 года, но важно по-прежнему соблюдать ограничения и правила в отношении поездок, куда бы вы ни отправились. Вы всегда можете заказать горящие поездки, если местные органы здравоохранения снова сочтут поездку на такие мероприятия безопасной.

Ознакомьтесь с нашим списком крупных конференций, которые были отменены в последние месяцы.

Когда мне следует снова начать бронировать деловую поездку?

Просмотрите приведенный выше список государственных веб-сайтов, чтобы найти официальную консультацию. Деловые поездки уже восстанавливаются во многих странах, и мы видим зеленые ростки восстановления во всем мире. Тем не менее, наш лучший совет путешественникам — прислушиваться к правительственным постановлениям и соблюдать их при бронировании поездки.

Если вам необходимо перенести командировки с поставщиками, которые не предоставят вам полный возврат средств или кредит, вы можете отодвинуть поездку настолько далеко, насколько это позволит поставщик.

Что такое гибкий билет?

Деловые поездки вернутся после коронавируса. Просто все будет немного по-другому. разные. Заказы на поездки для отдыха и деловых поездок должны быть гибкими, то есть их можно отменить или перенести.

Вот несколько вариантов приобретения гибких деловых поездок:

• Билеты с гибкими условиями для продавцов авиакомпаний. Большинство авиакомпаний позволяют дополнительно страховать поездку в процессе покупки.Существуют разные правила в отношении отмены и изменения расписания. Вы должны учитывать это при любом рейсе, которым летят ваши путешественники, будь то прямой рейс или рейс с пересадкой. Гибкие тарифы можно приобрести как для эконом, так и для бизнес-класса.
• Бесплатная отмена бронирования отелей — Многие сайты бронирования и прямые поставщики предлагают бесплатную отмену бронирования номеров в отелях за 14 дней или даже за 2 дня до поездки.
• Страхование деловых поездок. Существуют компании, предлагающие специальное страхование путешествий компаниям, которые сталкиваются с изменениями и отменами намного чаще, чем потребители, путешествующие ради удовольствия.
• TravelPerk’s FlexiPerk — В прошлом году мы запустили FlexiPerk, чтобы решить проблему частых отмен и изменений в деловых поездках. Клиенты FlexiPerk платят 10% комиссионных за все поездки, чтобы получить возврат 80% или выше и бесплатные изменения для всех поездок, включая рейсы, отели, автомобили и поезда. Это даже то, что вы можете включить в свою программу путешествий в будущем.

Чем больше мир сейчас сплачивается, тем быстрее вирус исчезнет. Компании обязаны обеспечивать безопасность своих сотрудников и всех, с кем они вступают в контакт.

Полное руководство по безопасности корпоративных поездок

По мере того, как транснациональные корпорации расширяют свой охват, а небольшие компании становятся все более глобальными, все больше и больше сотрудников вынуждены путешествовать по делам. Куда бы сотрудники ни направлялись, теперь на работодателей оказывается большее давление, чтобы они проанализировали потенциальные опасности и риски перед командировками, включив тему безопасности корпоративных поездок.

Чаще всего командировки проходят без сучка и задоринки, но всегда есть небольшая вероятность, что что-то пойдет не так.Итак, если ваши сотрудники путешествуют по делам любого рода, вы должны обеспечить их безопасность, насколько это возможно, и сообщить им, что делать в случае возникновения чрезвычайной ситуации.

Вызывает беспокойство то, что исследование GBTA показало, что 46% деловых путешественников из Великобритании и США работают в компании, у которой нет четкой политики безопасности при поездках, а 22% не знают, к кому обратиться в случае возникновения чрезвычайной ситуации за границей. Вот почему для вашей компании жизненно важно правильно планировать и готовиться к обеспечению безопасности корпоративных поездок и эффективно сообщать об этом своим сотрудникам.

Роль дежурных в деловых поездках

Юридическая и моральная ответственность компании заботиться о своих сотрудниках, когда они путешествуют от имени своей компании, известна как ее «обязанность проявлять осторожность». От любого юридического лица требуется продемонстрировать, что оно должным образом выполнило свою обязанность проявлять осторожность в случае возникновения любого инцидента, от громких кризисов до более распространенных мелких аварий и травм.

После коронавируса Covid-19 отсутствие обязанности проявлять заботу просто не помешает даже малому бизнесу.Политика «Обязанности по уходу» теперь является обязательной частью общей политики компании в отношении поездок. У вашей компании может быть правило против пятизвездочных отелей в своей политике, но есть ли в нем что-нибудь о том, чтобы не пускать персонал в регионы, где наблюдаются политические волнения?

«Обязанность заботиться о поездках» не только помогает избежать проблем, но и улучшает отношение сотрудников к компании. Работодатели, которые хорошо заботятся о своих путешественниках, получают ряд преимуществ.Поездка, которая будет как можно более плавной и безболезненной, означает более продуктивную. Это равносильно более счастливому сотруднику. Это не только может помочь с удержанием персонала, но, что более важно, снижает вероятность юридических последствий в дальнейшем.

Безопасность корпоративных поездок и, в частности, политика заботы о компании — это области, с которыми должны быть знакомы все менеджеры по поездкам, администраторы или HR-команды. Для профессионалов в этих областях, стремящихся повысить уровень заботы о сотрудниках и проявить инициативу, переосмысление или создание политики обязанности проявлять заботу было бы отличной отправной точкой.На самом деле, никогда еще не было так просто получить услуги и совет в этой области, так как большинство хороших корпоративных туристических компаний теперь включают услуги по уходу как часть своего решения.

Управление рисками, связанными с поездками, и обязанность проявлять заботу

В рамках темы безопасности корпоративных поездок используется множество очень похожих терминов. Давайте быстро устраним некоторую путаницу вокруг терминов «обязанность проявлять осторожность» и «управление рисками во время поездок». Часто они используются как взаимозаменяемые, что неверно.

Обязанность проявлять осторожность — это моральное и юридическое обязательство компании обеспечивать безопасность своих сотрудников. Он обязывает компании брать на себя ответственность за здоровье и безопасность своих сотрудников, независимо от того, находятся ли они в офисе или в командировке.

С другой стороны, управление рисками, связанными с поездками, — это стратегия, которая выполняет это обязательство. Это план действий, обеспечивающий заботу, которую компании обязаны оказывать.

Короче говоря, разница заключается в том, что компании должны делать, чтобы обеспечить безопасность своих сотрудников, и в том, как они собираются это делать.

Какие риски безопасности следует учитывать при поездках на работу?

Если ваши сотрудники часто путешествуют в разные части мира, вы можете учитывать следующие потенциальные риски:

Политическая нестабильность

Политическая нестабильность может повлиять на планы поездок и подвергнуть путешественников опасности. В 2019 году массовые акции протеста прошли в разных странах, от Франции и Испании в Европе до Гонконга и Индии в Азии; от Чили, Колумбии и Боливии в Латинской Америке до Ливана, Ирана и Ирака на Ближнем Востоке.Деловые поездки в районы, которые являются политически нестабильными, и внутри них требуют тщательного планирования, основанного на актуальных советах и ​​информации. Взгляните на веб-сайт правительства Великобритании, на котором публикуются советы по путешествиям для всех стран — там есть разделы, посвященные безопасности, а также уровню террористической угрозы. Это хороший ресурс для исследования перед поездкой как для работодателей, так и для сотрудников.

Санитария и здоровье

71% руководителей высшего звена сообщили, что у них были проблемы со здоровьем за границей.Хотя вы часто не можете предсказать проблемы со здоровьем, вы можете заранее спланировать, как с ними справиться. Во время путешествий необходимо учитывать ряд факторов, связанных со здоровьем, в том числе:

• Доступность медицинских услуг — убедитесь, что ваши путешественники знают, где они могут получить медицинскую помощь * до * того, как она им понадобится.
• Безопасность пищевых продуктов и воды — хотя работа за границей — отличный способ получить новый опыт и, возможно, попробовать новую еду и напитки, стоит помнить, что в некоторых частях мира могут быть не такие стандарты гигиены, как дома.Путешественники могут снизить риск расстройства желудка, придерживаясь безопасных привычек в еде и питье. Несмотря на соблазн, путешественникам следует избегать уличной еды. Точно так же выберите воду в бутылках вместо воды из-под крана.
• Угрозы здоровью и болезни — путешественник должен будет пройти все необходимые для страны курсы вакцинации перед поездкой.

К счастью, не все заботы связаны с жизненными обстоятельствами. Работодатели также могут принять во внимание общее состояние здоровья и благополучие своих путешественников.Частые полеты могут показаться гламурными, но иногда душевное и физическое благополучие обходится слишком дорого. Чтобы смягчить это, обязательства компании по обеспечению заботы должны включать методы обеспечения благополучия — например, поиск отелей, которые предлагают фитнес-центр или здоровое меню.

Охрана жилых помещений

После долгого дня путешествия вы можете почувствовать усталость и грязь, поэтому первое, о чем вы думаете, это освежиться или немного поспать в отеле. Однако сейчас не время терять бдительность.Отели могут быть горячими точками для воров. Чтобы обеспечить свою безопасность, где бы вы ни остановились, будь то отель или AirBnb, вам нужно быть готовым. Вот несколько ключевых советов по безопасности:

• Узнайте, где вы остановились — узнайте, каковы меры безопасности, например, работает ли стойка регистрации круглосуточно. Используйте Google Street View, чтобы осмотреть окрестности.
• Не бронируйте номер на первом этаже — эти номера более уязвимы для взлома.
• Когда вы гуляете, повесьте на двери табличку «Не беспокоить».Таким образом, похоже, что вы все еще в комнате. Делая это, вы снижаете вероятность оппортунистической кражи.
• Знайте свой план аварийного выхода — это может быть один из самых важных советов. Как только вы приедете в свою комнату, потратьте несколько минут на то, чтобы разобраться с картой аварийных выходов и определить, где они находятся.

Сторонние подрядчики

Обязанности компании по проявлению заботы должны распространяться не только на ее сотрудников. Он также распространяется на сторонних подрядчиков и других людей, перед которыми несет ответственность организация.Кроме того, сторонний подрядчик может создавать новые элементы риска. Будут ли они подвергать выезжающих сотрудников рискам безопасности? Рекомендуется использовать либо только доверенные стороны из утвержденного списка, либо тщательный аудит третьих сторон, особенно за рубежом.

Безопасность женщин-путешественников

Хотя безопасность превыше всего для всех, кто находится в дороге, женщины, путешествующие по делам, чаще сталкиваются с рисками, чем их коллеги-мужчины. Согласно отчету за 2018 год, опубликованному Global Business Travel Association (GBTA) и AIG, 83% женщин беспокоились о своей безопасности во время деловой поездки в предыдущем году. Несмотря на это, только 18% туристических политик уделяют особое внимание безопасности женщин. Это может быть деликатным вопросом для предприятий, но для того, чтобы должным образом выполнять свои обязанности по уходу, им необходимо следить за тем, чтобы их сотрудники-женщины были внимательны к уникальным проблемам, с которыми они могут столкнуться во время поездок по работе.

Процессы по обеспечению безопасности пассажиров, вы можете начать прямо сейчас

Оценка рисков, связанных с поездкой

При планировании любой деловой поездки необходимо выполнить оценку рисков, связанных с поездкой, чтобы убедиться, что вы знаете о любых конкретных угрозах, с которыми путешественники могут столкнуться во время поездки.Начните с этого для ваших крупнейших туристических рынков.

По своей природе риски путешествий постоянно меняются. В любой стране они различаются в зависимости от времени года, текущего политического климата и многого другого. Это означает, что важно проводить дополнительное исследование каждый раз, когда вы отправляете своих сотрудников в командировку, чтобы убедиться, что вы не упустили никаких рисков, которых не было во время последней проверки. Прочтите нашу статью о том, как проводить оценку рисков, связанных с поездкой, для получения дополнительной информации.

Отслеживание маршрута сотрудника

стала мощной движущей силой изменений в индустрии делового туризма, и одной из последних разработок стало отслеживание маршрутов путешествий.Определить, где находятся путешественники в любой момент времени, может быть непросто. Если происходит инцидент, незнание точно, где находятся ваши люди, может привести к повышенному риску, стрессу и работе. Именно здесь на помощь приходит GPS-отслеживание. Приложения для отслеживания местоположения повсюду вокруг нас, и хотя большинство из них сосредоточены на том, чтобы делиться вашим местоположением с друзьями и семьей, некоторые из них были разработаны, чтобы позволить работодателям отслеживать свою рабочую силу.

Обучение сотрудников

После того, как вы оценили все риски, пора передать некоторые из этих знаний вашим сотрудникам. Хотя вы не можете предвидеть инциденты и несчастные случаи, вы можете обучить своих сотрудников определять, что является и не является неприемлемым риском во время деловой поездки. Обсудите все основные риски и общие угрозы, с которыми можете столкнуться вы или ваши сотрудники. Обучение должно быть сосредоточено в первую очередь на предотвращении, поскольку часто бывает проще избежать опасной ситуации, чем разрешить ее. Однако обучение себя и других способам реагирования также способствует развитию компетентности. Помните, что в данный момент часто не хватает времени подумать, поэтому убедитесь, что ваши путешественники действительно прислушиваются к вашим советам, даже если это что-то столь же простое, как поиск карманников.

Правильное образование и обучение могут спасти жизнь путешественника в критической ситуации. Путешественники могут легко попасть в беду, потому что они не знакомы с культурой, правилами или законами страны, которую они посещают. Обязательно ознакомьте их с этими рисками, и у них будет больше шансов их избежать.

Обычно это не жизнь и смерть

Большинство происшествий, происходящих в командировках, не опасны для жизни, они могут привести к таким неудобствам, как кража телефона или болезнь из-за плохой гигиены в регионе.Помимо очевидного стресса для путешественников, эти небольшие инциденты приводят к потерянным рабочим дням, потраченным впустую командировкам и несчастным сотрудникам. Корпоративная безопасность путешествий — это не просто процесс избежания судебных исков против работодателя после несчастного случая в рабочей поездке, это обеспечение максимальной эффективности дорогостоящих перелетов и отелей за счет того, что персонал работает на пике своих возможностей и сосредоточен на работе. .

Базовое руководство для деловых поездок за границу

Вы, наверное, знакомы с общепринятой деловой практикой в ​​США.С. и менее привык к тому, как дела обстоят за границей. Это хорошо; большинство людей находятся в одной лодке. Но если вы или планируете поездку по работе, вы должны знать, что многие наши таможенники не летают за границу, и вам нужно будет провести необходимое исследование перед отъездом.

«Не только важно подготовиться к заграничной командировке, но и очень важно», — говорит Дейл Куроу, тренер из Нью-Йорка. «Если это ваша первая командировка за пределы США, необходимо тщательно изучить страну, которую вы собираетесь посетить.Вы будете общаться с коллегами, обладающими деловой хваткой, характерной для конкретной страны, и ваше отсутствие знаний будет очевидным и разрушительным «.

Энди Тич, автор книги From Graduation to Corporation и ведущий YouTube-канала FromGradToCorp с этим согласен. «Очень важно подготовиться, потому что вероятность того, что что-то пойдет не так, намного выше, чем при поездке по стране», — говорит он. Находясь за границей, вы будете иметь дело с разными людьми, с другими обычаями и другими правилами.

«Важно помнить, что, путешествуя за границу по делам, вы представляете не только себя, но и свой отдел, свою компанию и свою страну», — добавляет он. Вы — посол и должны действовать соответственно.

Без надлежащей подготовки вы не только покажетесь наивным и бесхитростным, но и рискуете оскорбить тех самых людей, на которых хотите произвести впечатление, — говорит Куроу. «Или, что еще хуже, вас могут назвать невежественными и не готовыми к позиции с глобальным охватом.Международный опыт является испытательной площадкой для многих начинающих руководителей. Если вы не сделаете домашнее задание перед поездкой за границу, это может иметь серьезные негативные последствия для вашей будущей карьеры. Нет ничего важнее этого ».

Если вы заболели или серьезно пострадали от смены часовых поясов — что может легко произойти, если вы не подготовитесь должным образом — вы не будете на 100% сосредоточены на том, на чем вам нужно сосредоточиться, и это, безусловно, может повлиять на вашу продуктивность. пока вы за границей, — добавляет Тич.

«Не проведя необходимого исследования, вы можете обидеть людей, с которыми работаете, вы можете потерять международный аккаунт, а в худшем случае вы можете потерять работу.”

Он говорит, что лучший совет — изучить страну, в которую вы путешествуете. Знайте культуру и обычаи людей, которые там живут и работают, и спланируйте поездку так, чтобы у вас было немного времени для отдыха до начала вашего бизнеса. Поговорите с другими бизнесменами, которые ранее были в этой стране по делам, и спросите их совета. Более того, веди себя как местный житель, а не как турист, — говорит он.

«Учитывая, что перед международной деловой поездкой так много предстоит сделать, необходимо тщательно изучить каждую деталь», — добавляет Тич.Чтобы помочь вам с этими деталями, мы составили краткое руководство для деловых поездок за границу. Правила и обычаи различаются в зависимости от страны — и важно знать эти особенности до отъезда, — но вот несколько универсальных вещей, о которых стоит подумать.

Для начала, Teach предлагает вам задать себе следующие вопросы перед следующей заграничной командировкой:

• Актуален ли мой паспорт? Это в течение 6 месяцев после истечения срока? (Если это так, вам необходимо продлить его, так как некоторые страны не примут его.)

• Какие прививки необходимы? Нужны ли мне таблетки от малярии?

• Возможна ли высотная болезнь?

• Можно ли пить воду? (В противном случае не заказывайте напитки с кубиками льда, не заказывайте мытые салаты и не допускайте попадания воды в рот, когда вы принимаете душ. )

• Какой курс обмена валюты?

• Какая разница во времени? (Джетлаг — враг каждого делового путешественника.)

• Какой дресс-код? (В мусульманских странах женщинам особенно важно прикрывать как можно больше.)

• Какие обычаи действуют в этой стране? (Например, в Японии принято много времени проводить за чтением визитной карточки человека, когда он передает ее вам.)

• Какие есть законы страны? (В Сингапуре жевание резинки запрещено законом.)

• Допускаются ли рукопожатия или поклоны при приветствии? Какое давление я должен оказывать при рукопожатии?

• Ожидается ли, что я буду общаться с людьми, с которыми работаю, после завершения бизнеса?

• Подходит ли подарок людям, с которыми я работаю?

• Если я беру с собой собственное оборудование для презентации PowerPoint, какой тип электрического адаптера мне потребуется?

• Потребуется ли какая-либо безопасность?

• Нужна ли мне туристическая страховка?

• С кем я могу связаться в экстренных случаях?

• Как там проводят встречи?

• Нужно ли учить язык? (Лучше выучить несколько ключевых слов, которые оценят ваши хозяева. )

Куроу добавляет, что вам нужно знать, как проявлять уважение в стране, в которую вы путешествуете, как вы впервые представляете, какие правила применяются к чаевым и кто платит за еду.

«Например, в Японии визитки обмениваются обеими руками, как и подарки», — говорит она. «Ожидается, что мы оденемся консервативно, в темный деловой костюм. Если вы будете придерживаться подхода «повседневная деловая одежда», который так широко распространен в США, вы сразу же встанете не на ту ногу.”

Кроме того, по прибытии вам нужно будет внимательно понаблюдать, — говорит она. «Американцы обычно дружелюбны и открыты. Не думайте, что методы работы, которые вы используете дома, будут работать за границей ». Прежде чем сказать первое слово или попытаться заявить о себе, посмотрите и послушайте, как взаимодействуют другие.

Существуют также тысячи веб-сайтов и книг с полезной информацией о деловых поездках за границу. Используйте их, чтобы изучить все вышеперечисленное, прежде чем отправиться в путь. Вот лишь несколько замечательных ресурсов, которые вам стоит изучить:

• Для путеводителей с информацией о проездных документах, погоде, правилах чаевых и местных обычаях Teach предлагает книги Frommer’s, Fodor’s или Lonely Planet.

• Чтобы узнать новости об отелях, транспорте, еде и многом другом, посетите веб-сайт Business Traveller.

• Чтобы узнать о международном этикете, манерах и культуре, посетите CyborLink.com.

• Загрузите мобильное приложение CultureGuides, чтобы получить информацию о местных обычаях в разных странах.

• Информацию о необходимых проездных документах можно найти на сайте государственных органов власти соответствующей страны (например, http: // travel.state.gov/).

«После того, как ваш бизнес будет завершен, постарайтесь воспользоваться преимуществами поездки, выделив дополнительное время для осмотра достопримечательностей», — говорит Тич. «У многих бизнес-путешественников плотный график, и у них действительно нет времени, чтобы окунуться в местную атмосферу. Это прискорбно, потому что они могут никогда больше не оказаться в такой ситуации, поэтому постарайтесь уложить в свой график еще один или два дня, если это не будет стоить вашей компании дополнительных денег », — заключает он

Читатели: Какой ваш любимый туристический сайт? Что вы можете посоветовать тем, кто едет за границу по делам? Расскажите нам в разделе комментариев ниже.

Это обновление части, которая запускалась ранее.

–

Следуйте за мной в Twitter, Forbes и Google+.

ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ ПОНРАВИТЬСЯ:

Галерея: 10 способов снять стресс в командировке

10 изображений

Деловые поездки растут, но соблюдение требований сложно

Новое исследование указывает на рост в США. S. внутренние деловые поездки, хотя работодатели по-прежнему сталкиваются с меняющимся лоскутным одеялом связанных с коронавирусом федеральных, государственных и местных законов и правил, влияющих на рабочие поездки.

Согласно опросу 827 компаний по всему миру, проведенному с 5 по 9 августа Global Business Travel Association (GBTA), торговой группой в Вашингтоне, округ Колумбия, 74 процента респондентов сообщили, что весь или большая часть внутреннего бизнеса их организаций поездки были сокращены. Тем не менее, это прогресс — 93 процента респондентов сообщили о сокращении внутренних деловых поездок в апреле.

«Ситуация в сфере деловых поездок в США по-прежнему остается сложной, но мы действительно видим небольшие проблески выздоровления здесь и там», — сказал Дэйв Хилфман, временный исполнительный директор GBTA.

Исследование показало, что 74 процента организаций сообщили, что начали разрабатывать план восстановления после поездки, а 31 процент планируют предоставить своим путешественникам средства индивидуальной защиты (СИЗ), а еще 20 процентов потребуют, чтобы сотрудники предоставили свои собственные СИЗ, чтобы путешествовать.

«В условиях пандемии для возвращения к нормальному режиму деловых поездок, вероятно, потребуется несколько элементов», — сказал Хильфман. «Компаниям нужна уверенность в том, что поездки безопасны, что тестирование доступно, результаты своевременно сообщаются и что в мировой экономике наблюдается положительный тренд. Как только эти элементы встанут на свои места и если мы увидим реальный прогресс в вакцине COVID-19, я буду ожидать бизнеса путешествия, чтобы ответить положительно «.

Бенджамин Хан, поверенный Сейфарта в Атланте, сказал, что с начала пандемии работодателям приходилось полагаться на видеоконференцсвязь и другие инструменты удаленного рабочего места, чтобы заменить личные встречи, которые часто являются причиной деловых поездок.Он добавил, что работодатели, рассматривающие возможность возобновления деловых поездок, сталкиваются с конкурирующими обязательствами, включая обеспечение безопасности своих сотрудников, соблюдение развивающегося набора законов о возвращении на работу и стимулирование роста бизнеса.

«Хотя не существует универсального подхода или правильного ответа при решении вопроса о том, следует ли и как возвращать работников в командировки, есть практические соображения, которые могут помочь предприятиям в этом», — сказал Хан. «Принимая во внимание эти практические соображения, работодатели могут легче предвидеть и адаптироваться к правовому ландшафту, касающемуся COVID-19 и деловых поездок.

Проверка политики в отношении поездок на соответствие

Дуг Декстер, партнер юридической фирмы Farella в Сан-Франциско, сказал, что работодатели должны оставаться осторожными в отношении деловых поездок.

«Самый безопасный подход — запретить поездки по работе, но для работодателей, для которых поездки имеют важное значение, реализация продуманной политики в отношении поездок может помочь снизить риск того, что сотрудники заболеют или передадут болезнь другим сотрудникам, — сказал он. — В качестве отправной точки работодатели должны убедиться, что поездка действительно существенный. «

Некоторых деловых поездок избежать невозможно, но работодатели должны учитывать при принятии решения о возможности удаленной конференц-связи, принимая решение о том, действительно ли поездка необходима.

« Если есть веские основания для вывода о необходимости поездки, работодатели должны по-прежнему не поощрять поездки, делать поездки необязательными, требовать предварительного одобрения руководства и документировать в письменной форме, что любой сотрудник, согласившийся на поездку, делает это добровольно, — сказал Декстер. заражения COVID-19 сами или потому, что они живут с кем-то, кто подвергается более высокому риску заражения вирусом.»

Он добавил, что работодателям, которые требуют от сотрудников поездки, возможно, потребуется защищать это требование в ответ на различные судебные иски, в том числе:

• Компенсация работникам, если работник заболеет во время поездки. Право работника на этот тип требований будет варьироваться в зависимости от применимого законодательства штата.
• Дискриминация по инвалидности или неспособность приспособиться к инвалидности. Работодатели могут потребовать от сотрудников выезжать в районы без ограничений, но должны учитывать, оправдывает ли отказ сотрудника от поездки разумное приспособление в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями.

Бретт Бартлетт, партнер офиса Сейфарта в Атланте, отметил, что Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и другие законы штата и местные законы о заработной плате и часах также необходимо учитывать в отношении деловых поездок во время пандемии. «Закон FLSA, а также законы штата и местных властей о заработной плате и часах в разной степени влияют на обстоятельства, при которых почасовая оплата сотрудников должна оплачиваться, в том числе за поездки, ожидание, а также установку и снятие оборудования», — сказал он. «Точно так же законы о заработной плате и часах также регулируют вопрос о том, должны ли сотрудники получать компенсацию за деловые расходы и каким образом. Работодатели также могут учитывать время, потраченное на поездки, и разбивать это время на отдельные виды деятельности «.

Хан добавил, что требование о поездках сотрудников в сильно пострадавшие страны или районы на территории США может привести к возникновению обязательства работодателя в соответствии с общими обязанностями Закона о безопасности и гигиене труда.

Государственные и местные ограничения

Организации должны знать о многих действующих государственных и местных ограничениях.В некоторых штатах введены обязательные карантинные условия или требования к отрицательному тестированию на COVID-19 для людей, путешествующих из штатов с высоким уровнем положительных результатов. Некоторые северо-восточные штаты требуют, чтобы путешественники подтвердили соответствие требованиям штата, прежде чем заселиться в жилье. Массачусетс объявил о ежедневном гражданском штрафе в размере 500 долларов за несоблюдение обязательного карантинного требования штата. Исключения из карантинных требований различаются, но в большинстве штатов есть исключения для основных работников и важных поездок.

«Работодателям рекомендуется пересматривать ограничения на поездки в штате и на местном уровне при рассмотрении любого типа деловой поездки», — сказала Делани Буш, адвокат бостонского офиса Минца. «В некоторых штатах может потребоваться прибытие выезжающих из штата путешественников и возвращение жителей на карантин на 14 дней, а в других штатах может продолжаться работа в соответствии с предписаниями о пребывании дома. Работодатели должны продолжать проверять CDC [Центры по контролю и профилактике заболеваний ] руководство по поездкам, отслеживание перебоев в транспорте и распространения COVID-19 и соответствующее обновление своей политики в отношении деловых поездок.

Декстер сказал, что политика в отношении командировок должна включать в себя инструкции для сотрудников по проверке всех соответствующих государственных и местных требований и мер предосторожности в отношении того, где сотрудник путешествует, и должна препятствовать сотрудникам посещать предприятия с высоким уровнем риска, такие как рестораны, бары или тренажерные залы, во время простоя.

Поездки за границу

Международные деловые поездки имеют свои особенности, включая ограничения на въезд за границу или карантин для путешественников из США, посещающих другие страны, а также ограничения в США.С. после возвращения из-за границы. «CDC рекомендует компаниям, которым требуются международные деловые поездки, повышать меры предосторожности, особенно в связи с серьезными проблемами, связанными с репатриацией американских сотрудников из-за границы в связи с отменой рейсов и пограничными ограничениями», — сказал Буш.

«По мере развития условий вспышки COVID-19 поездки в определенные страны или выезд из них могут оказаться невозможными, безопасными или желательными», — продолжила она. «Если сотрудники выезжают за пределы США, работодатели должны иметь планы и методы, позволяющие сотрудникам обращаться за медицинской помощью в случае необходимости в стране назначения.Работодатели также должны быть готовы к тому, что сотрудники, совершающие международные деловые поездки, могут столкнуться с существенными задержками при отправлении или прибытии. Создание планов на случай непредвиденных обстоятельств, включая удаленную работу и жилье для сотрудников, которые не могут вернуться в США дольше, чем ожидалось, сведет к минимуму возможность операционных разочарований ».

Безопасность прежде всего

Сотрудникам, проявляющим симптомы COVID-19, должно быть строго запрещено — из путешествия, — сказал Декстер.«Работодатели могут также рассмотреть вопрос о том, чтобы потребовать от любого сотрудника, отправляющегося в командировку по работе, подтвердить в письменной форме, что у них нет симптомов COVID-19 и что в последнее время не был диагностирован COVID-19», — добавил он.

Если сотрудник совершает поездку, ему должны быть предоставлены СИЗ. Это может включать в себя маску для лица или маску, перчатки, дезинфицирующее средство для рук и дезинфицирующие салфетки, сказал Декстер. «Чтобы снизить риск заражения сотрудников COVID-19 во время путешествий, работодатели могут пересмотреть меры предосторожности, которые принимают перевозчики, и выбрать перевозчиков с самыми строгими гарантиями.Например, это может включать выбор авиакомпании, которая ограничивает пассажиропоток на коммерческих рейсах, требует использования тканевых покрытий для всех пассажиров и сокращает или отменяет обслуживание продуктов питания и напитков «.

Работодатели также должны иметь протокол для сотрудников, возвращающихся из «Наиболее осторожным подходом было бы, чтобы сотрудник работал из дома в течение двух недель, чтобы свести к минимуму риск заражения кого-либо еще, — сказал Декстер. — Работодатели также могут потребовать от сотрудников пройти тестирование на COVID-19 перед возвращением на рабочее место, чтобы при условии, что тестирование связано с работой и соответствует бизнес-потребностям, и любые наличные расходы возмещаются.»

[HR-форма только для членов SHRM: Самостоятельная сертификация сотрудников по COVID-19 для возвращения на работу ]

Неопределенное будущее

Хильфман сказал, что трудно предсказать, что ждет бизнес-поездки в будущем «Компании будут долго и внимательно следить за тем, какие поездки необходимы, а какие можно решить с помощью видеоконференцсвязи или телефона, — сказал он.